Digitalisierung auf dem Vormarsch – TDL setzt auf neue Software für Baubetriebshöfe

Erstes positives Fazit zum Echtbetrieb von „Infoma“

So sieht die Oberfläche der Software „Infoma“ für Baubetriebshöfe auf dem Smartphone aus. (Foto: Axians Infoma GmbH)

Vor eineinhalb Jahren haben die Technischen Dienste Ludwigsburg (TDL) damit begonnen, die Erfassung ihrer Aufträge und Leistungen auf eine neue Software umzustellen. Dafür wurden die Mitarbeitenden auch mit mobilen Endgeräten, also Tablets, ausgestattet. Seit einigen Monaten läuft nun der Echtbetrieb von „Infoma“ – und es ist Zeit für ein erstes, positives Fazit: Der Aufwand und die Mühe für die Umstellung haben sich gelohnt.

Mit der Entscheidung für eine neue Baubetriebshof-Software der Firma Axians Infoma GmbH im Jahr 2018 hat die TDL einen wichtigen Meilenstein zur Digitalisierung der Prozesse gesetzt. Bis Ende 2020 wurden Hard- und Software eingerichtet und ausgegeben, Daten übertragen und Mitarbeitende geschult. Seit einigen Monaten laufen die Software und die digitale Leistungserfassung nun im Echtbetrieb. Für die TDL bringt dies die schrittweise Abschaffung der papierhaften Rapportzettel, langfristig weniger Verwaltungsaufwand und eine hohe Zeitersparnis, Produktivitätssteigerung, verschiedene Entlastungseffekte sowie eine Reduzierung der Fehlerquote mit sich.

Außerdem stehen nun Analysetools für Auswertungen zur Verfügung, um so zum Beispiel eine bessere Informationsgrundlage für Führungsentscheidungen zu schaffen. Die neuen Tablets bringen weitere digitale Möglichkeiten, etwa eine direkte Abarbeitung der Mängelmelder-Aufträge, Dokumentation durch Fotos via Tablet, Nutzung von Google sowie einen direkten Zugriff auf die Wetter-App. „Die Technischen Dienste Ludwigsburg verschlanken so ihre Prozesse, Abläufe werden einfacher und transparenter. Letztendlich führt das zu einem besseren Service für die Stadt Ludwigsburg sowie die Bürgerinnen und Bürger“, betont Jan-Philip Heusel, stellvertretender Fachbereichsleiter der TDL und Projektleiter für die Einführung von Infoma.

Zurzeit wird schrittweise der sogenannten Web-Auftrag für die Auftraggeber ausgerollt. Das bedeutet: Der Auftraggeber erfasst einen Auftrag für die TDL über das browserbasierte Web-Auftrags-Portal. In einem nächsten Schritt wird der Auftrag geprüft und dem dafür zuständigen Mitarbeitenden per App auf sein Tablet übertragen. Über das Tablet kann der Mitarbeitende seine Tätigkeiten, die seiner Teamkolleginnen und Teamkollegen, Material und Fahrzeuge sowie die dazugehörige Leistungsart, Leistungsstunden, Zuschläge, Fotos und Zusatznotizen erfassen. Ebenso können die Mitarbeitenden selbst ihre Tagessollzeiten überprüfen und bestimmte Fehlzeiten ergänzen. Wenn der Arbeitstag des Mitarbeitenden oder der Auftrag abgeschlossen ist, werden die Daten ans PC-System der Verwaltungsmitarbeitenden übermittelt.

Die Verwaltungsmitarbeitenden überprüfen die Stunden, Leistungen und Zuschläge und verbuchen diese. Das Programm bietet mehrere Möglichkeiten, die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu kontrollieren. Fehlstunden und zu viele Überstunden werden automatisch im PC-System angezeigt. Außerdem gibt es mehrere Kontrolltools, um täglich und am Ende des Monats noch einmal einen Überblick über die erbrachten Leistungen zu erhalten. Leistungsdaten und Zuschläge werden automatisch per Schnittstelle an die Personalabrechnung weitergeleitet. So erhalten die Mitarbeitenden fristgerecht ihren Lohn. Auch Rechnungen von Fremdfirmen können zum Auftrag hinterlegt und nach Abschluss abgerechnet werden.

Die Technischen Dienste sind mit der Einführung von Infoma sehr zufrieden. Der Aufwand und die Arbeit für die Einführung haben sich gelohnt. Die TDL kann sich vorstellen, noch weitere mobile Endgeräte zu beschaffen, um den Tagesablauf weiter zu digitalisieren und für die Mitarbeitenden zu vereinfachen. Für die Zukunft ist außerdem geplant, weitere Module von Infoma zu beschaffen.