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Transmettre la facture électronique au service central de réception des factures du Land

Si votre entreprise exécute des marchés publics pour le compte d'autorités du Land ou d'autres pouvoirs adjudicateurs participants, vous pouvez transmettre vos factures électroniques au service central de réception des factures du Bade-Wurtemberg (ZRE).

Vous pouvez utiliser les canaux de transmission suivants pour transmettre vos factures électroniques :

  • Téléchargement/Upload
  • E-mail
  • Peppol

La conformité formelle et l'exhaustivité de vos factures électroniques sont vérifiées automatiquement. Elles sont ensuite mises à la disposition du destinataire à l'aide de l'identifiant de routage (Leitweg-ID).
Cet identifiant de routage vous est fourni par votre donneur d'ordre ; il doit figurer sur la facture électronique.

Pour pouvoir transmettre vos factures électroniques, celles-ci doivent répondre à certaines exigences.

Elles doivent

  • être lisibles par machine et
  • être présentées dans un format électronique structuré (sous forme de document XML ; un fichier image n’est pas accepté ; un document PDF n’est admis que s’il respecte la spécification ZUGFeRD).

Depuis le 1er janvier 2022, vous êtes tenu d’émettre des factures électroniques si vous fournissez des prestations à l’administration publique au niveau régional. Sont exclues de cette obligation les factures dont

  • ne dépassent pas le montant de 1 000 euros HT (et qui ont été émises jusqu’au 31 décembre 2026) ou
  • contiennent des données de facturation soumises au secret professionnel.

Cette obligation ne s'applique pas aux factures destinées à l'administration publique au niveau communal.

Remarque : veuillez noter qu’en tant qu’émetteur de factures, vous devez conserver les factures électroniques dans leur format d’origine sous forme électronique.

Responsable administration

Réception centrale des factures du pays

Détails

Conditions préalables

  • Ils fournissent des prestations aux
    • les autorités du Land ou
    • d'autres pouvoirs adjudicateurs participant au ZRE (par exemple, des établissements d'enseignement supérieur ou des communes)
  • La facture électronique doit être fournie dans un format électronique structuré (sous forme de document XML) permettant un traitement automatique et électronique ; un fichier image ne suffit pas, un document PDF n'est accepté que s'il est conforme à la spécification ZUGFeRD.
  • La facture électronique doit en outre répondre aux exigences suivantes :
    • aux exigences de la norme européenne relative à la facturation électronique (EN 16931)
    • Exigences du règlement sur la facturation électronique du Bade-Wurtemberg et
    • aux exigences des conditions d'utilisation actuellement en vigueur du centre de réception des factures du Bade-Wurtemberg

Procédure

Vous pouvez envoyer vos factures électroniques

  • par e-mail,
  • les télécharger directement ou
  • , depuis le 14 mars 2022, les transmettre via Peppol au service central de réception des factures du Bade-Wurtemberg.
    Le réseau Peppol eDelivery est un réseau européen de transport de documents destiné à l'échange de documents avec l'administration publique.

La transmission de votre facture électronique via le service central de réception des factures du Bade-Wurtemberg s'effectue comme suit :

  • La conformité formelle et l’exhaustivité de votre facture électronique transmise sont automatiquement vérifiées.
  • Une fois vérifiée, votre facture électronique est mise à la disposition du destinataire pour qu’il puisse la consulter.
  • Indiquez systématiquement l’identifiant de routage (Leitweg-ID) que vous avez reçu de votre donneur d’ordre.
  • Votre facture est considérée comme remise au destinataire dès qu’elle a été transmise avec succès au service central de réception des factures du Bade-Wurtemberg.

Les formats suivants sont autorisés pour les pièces justificatives :

  • Documents PDF
  • Images (PNG, JPG)
  • Fichiers texte (CSV)
  • Fichiers de tableur Excel (XLSX)
  • Fichiers de tableur OpenDocument (ODS)

Veuillez convenir au préalable avec le destinataire de la facture des autres formats avant de les utiliser. Les factures, y compris les pièces justificatives, ne doivent pas dépasser une taille maximale de 15 mégaoctets (Mo) et ne doivent pas comporter plus de 100 pièces justificatives.

Délais

Les délais de facturation convenus avec votre client s'appliquent.

Documents nécessaires

Les documents justifiant la facture peuvent être intégrés en tant que pièces jointes à la facture ou être référencés par celle-ci.
Les protocoles HTTP et HTTPS sont pris en charge pour les références aux documents justifiant la facture.

Coûts

aucune

Remarque : si vous choisissez de faire appel à un prestataire de services pour l'envoi de vos factures, des frais peuvent vous être facturés par ce prestataire.

Temps de traitement

  • Réception, contrôle formel et mise à disposition d'une facture électronique pour l'autorité destinataire : en règle générale, quelques secondes.
  • Traitement et contrôle technique : dépend du destinataire de la facture

Divers

Le service central de réception des factures du Bade-Wurtemberg accepte les factures électroniques dans le standard XRechnung et dans d'autres formats qui répondent aux exigences de la norme européenne pour la facturation électronique (EN 16931).
La norme XRechnung a été publiée par le service de coordination des normes informatiques (KoSIT). XRechnung est une concrétisation ("Core Invoice Usage Specification" ou "CIUS") de la norme européenne pour la facturation électronique (EN 16931) et n'est pas en concurrence avec la norme européenne.

Note de publication

11.03.2025 Innenministerium Baden-Württemberg

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