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Datenschutzerklärung des Fachbereich Bürgerbüro Bauen der Stadt Ludwigsburg

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 13 und 14 DSGVO)

Nach den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind wir dazu verpflichtet, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den oben genannten Fachbereich – im folgenden Bürgerbüro Bauen genannt - aufzuklären. Im Folgenden möchten wir der Informationspflicht gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO nachkommen. 

1. Verarbeitung personenbezogener Daten

1.1 Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Bürgerbüro Bauen verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erledigung gesetzlich vorgeschriebener Pflichtaufgaben und zur Erbringung von Leistungen im Rahmen freiwilliger Angebote. Ihre Daten werden zu folgendem Zweck erhoben:

  • Bearbeitung und Bescheidung von Anträgen auf Baugenehmigung, Bauvorbescheid, Ausnahmen/Abweichungen/Befreiungen, Abgeschlossenheitsbescheinigungen, denkmalschutzrechtliche Genehmigungen
  • Bearbeitung von Kenntnisgabeverfahren
  • Bearbeitung von Teilungsanzeigen, Baulastübernahmen/-änderungen und –löschungen
  • Bearbeitung von Anfragen, Anzeigen, Beschwerden 
  • Bearbeitung von Anträgen auf Akteneinsichten
  • Beratung von Bauherren, Nachbarn und sonstigen Interessierten in allen bau-, denkmalschutz-, brand-schutz- und klimarechtlichen Angelegenheiten sowie Angelegenheiten nach dem Wohnungseigentums-gesetz
  • Überwachung der Einhaltung von gesetzlichen Rahmenbedingungen der Rechtsbereiche des Sachgebiets (Baurecht, Klimaschutz, Brandschutz, Denkmalschutz, WEG, Bauleitplanung)
  • Durchführung von Brandverhütungsschauen
  • Treffen von bauordnungsrechtlichen Eingriffsentscheidungen und -maßnahmen
  • Rücknahme und Widerruf von Entscheidungen aus den Rechtsbereichen des Sachgebiets
  • Androhung und Festsetzung von Zwangsmitteln
  • Bearbeitung von Widersprüchen vor Abgabe an die höhere Baurechtsbehörde und Entscheidungen über Anträge zur Wiederherstellung der aufschiebenden Wirkung eines Rechtsbehelfs
  • Stellungnahmen für andere Fachbehörden, sofern in deren Verfahren baurechtliche Belange berührt werden
  • Stellungnahmen und Genehmigungen in Bauleitplanverfahren der kreisangehörigen Gemeinden
  • statistische Erhebungen

1.2 Grundlage der Verarbeitung

Sofern eine Einwilligung von Ihnen vorliegt, ergibt sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a i.V.m. Artikel 7, 8 DSGVO. Wenn für die Wahrnehmung einer Aufgabe die im öffentlichen Interesse liegt, die Verarbeitung erforderlich ist oder wenn die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO maßgebend. Darüber hinaus dienen als Rechtsgrundlage § 4 LDSG und Artikel 6 Absatz 3 DSGVO sowie spezialgesetzliche Regelungen, insbesondere:

  • Baugesetzbuch (BauGB)
  • Ausführungsgesetz zum Baugesetzbuch (AGBauGB)
  • Baunutzungsverordnung (BauNVO)
  • Landesbauordnung Baden-Württemberger (LBO)
  • Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
  • Denkmalschutzgesetz (DSchG)
  • Gebäudeenergiegesetz (GEG)
  • Erneuerbare-Wärme-Gesetz (EWärmeG)
  • Erneuerbare-Energien-Wärmegesetz (EEWärmeG)
  • Energieeinsparverordnung (EnEV)
  • Energieeinsparungsgesetz (EnEG) 
  • Klimaschutzgesetz Baden-Württemberg (KSG BW)
  • Raumordnungsgesetz (ROG)
  • Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG)
  • Landesverwaltungsgesetz (LVG)
  • Landesverwaltungsvollstreckungsgesetz (LVwVG)
  • Vollstreckungskostenordnung (LVwVGKO)
  • Landesverwaltungszustellungsgesetz (LVwZG)
  • Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO)
  • Landesgebührenverordnung (LGebG)
  • Gebührenverordnung der Stadt Ludwigsburg
  • Grundgesetz (GG)
  • Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG)

sowie alle auf Grundlage der genannten Gesetze ergangenen Verordnungen, Richtlinien, Verwaltungsvorschriften und Satzungen.

1.3 Insbesondere werden je nach Lage des Falles folgende personenbezogenen Daten verarbeitet

Familien- und ggf. Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Sterbedatum, Anschrift, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse, Berufsbezeichnung (mit Angaben von Kammern-/Listennummern)

1.4 Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen

Gerichte, Staatsanwaltschaften, Polizei, Antragsteller*in, Rechtsbeistand, Nachbarn, Angehörige, Betreuer, Einwohnermeldeamt, Grundbuchdatenzentrale, Bürgermeisterämter, Regierungspräsidien, Ministerien, Wi-derspruchsführer*in, Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Handwerkskammer, Bewertungs- und Verrech-nungsstelle der Prüfingenieure Baden-Württemberg GmbH, Schornsteinfeger, Bevollmächtigte. Keine der ge-nannten Quellen ist öffentlich zugänglich.

1.5 Übermittlung der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten können zur gesetzlichen Aufgabenwahrnehmung an Dritte übermittelt wer-den; soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 1.1 und 1.2 dieses Datenschutzinformationsblatts dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Ihre personenbezogenen Daten werden in unsrem Auftrag auch auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSVGO verarbeitet. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

  • IT-Dienstleister, wie beispielsweise Komm.ONE Anstalt des öffentlichen Rechts, cit GmbH, PROFI Engineering Systems AG

Weitere Datenempfänger*innen können diejenigen Personen und/oder Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwil-ligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

2. Dauer der Speicherung / Löschungsfristen

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für eine abschließende Bearbeitung Ihres Anliegens notwendig ist. Personenbezogene Daten, für die gesetzliche oder anderweitig vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten bestehen, werden für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist, wie folgt bestimmt: 

Langfristige Aufbewahrung:

  • Bauakten werden erst vernichtet, wenn die betreffende bauliche Anlage nachweislich nicht mehr be-steht. Bei Nichtumsetzung eines Vorhabens wird die Akte erst vernichtet, wenn eine neue/andere Genehmigung erteilt und auch umgesetzt wurde. 
  • Bauvorbescheide
  • mit anschließender Baugenehmigung werden so lange aufbewahrt bis die betreffende baulichen Anlage nachweislich nicht mehr besteht
  • ohne anschließende Baugenehmigung werden so lange aufbewahrt bis eine neue/andere Baugenehmi-gung erteilt und auch umgesetzt wurde
  • Stellungnahmen für Fachbehörden: werden erst vernichtet, wenn die betreffende bauliche Anlage nach-weislich nicht mehr besteht oder bei Nichtumsetzung eines Vorhabens bis eine neue/andere Genehmi-gung erteilt und auch umgesetzt wurde
  • Unterlagen zu Abgeschlossenheitsbescheinigungen werden erst vernichtet, wenn die betreffende bauli-che Anlage nachweislich nicht mehr besteht
  • Brandverhütungsschauakten werden erst vernichtet, wenn die betreffende bauliche Anlage nachweislich nicht mehr besteht
  • Teilungsanzeigen: Daueraufbewahrung
  • Baulasten: So lange die Baulast besteht und im Baulastenverzeichnis der Gemeinde eingetragen ist
  • Aufzugsanlagen: solange der Aufzug im Gebäude besteht
  • Denkmalschutzakten werden erst vernichtet, wenn die betreffende bauliche Anlage nachweislich nicht mehr besteht
  • Anmerkungen im Rahmen Bauleitplanung: solange der Bebauungsplan Bestand hat

Aufbewahrungsfrist 20 Jahre:

  • Anfragen: 20 Jahre nach Abschluss der Verwaltungsakte bzw. nach dem letzten Vorgang

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:

  • Akten zu Klimaschutzvorgängen: 10 Jahre nach Abschluss der Verwaltungsakte bzw. nach dem letzten Vorgang

Aufbewahrungsfrist 5 Jahre:

  • Anträge auf Akteneinsichten: 5 Jahre nach Abschluss der Verwaltungsakte bzw. nach dem letzten Vorgang
  • Ordnungswidrigkeiten: 5 Jahre nach Abschluss der Verwaltungsakte bzw. nach dem letzten Vorgang
  • Mängel an Feuerstätten: 5 Jahre nach Abschluss der Verwaltungsakte bzw. nach dem letzten Vorgang

3. Elektronische Verarbeitung von Daten; Verwendung von Cookies und aktiven Komponenten in Web-Anwendungen unter CIT intelliForm Server

3.1 Das Virtuelle Bauamt der Stadt Ludwigsburg verwendet standardmäßig eine Reihe von Cookies wie folgt:

  • Verschiedene Cookies, die technisch notwendig sind, um eine serverseitige Web-Sitzung des Nutzers im Client (Webbrowser) zu verfolgen und gegen bestimmte clientseitige Angriffsszenarien abzusichern. Wenn der Webbrowser diese Cookies blockiert, ist eine Nutzung der Anwendung nicht möglich. Diese sitzungsspezifischen Cookies sind an die clientseitige Sitzung im Webbrowser gebunden und werden dementsprechend vom Webbrowser spätestens dann automatisch gelöscht, wenn der Nutzer diesen schließt. Weder die Inhalte die-ser Cookies noch die Inhalte der von diesen Cookies referenzierten serverseitigen Web-Sitzungen werden serverseitig dauerhaft gespeichert; nach Ablauf der zugehörigen serverseitigen Sitzung ist kein Rückschluss mehr möglich auf das für die jeweilige Sitzung authentisierte Nutzerkonto bzw. auf die während der Sitzung z. B. in einem Formular erhobenen Daten. Mögliche Cookie-Namen: JSESSIONID, JSESSIONIDSSO, IFSF_*, IFSF_CLEANUP, XSRF-TOKEN, userregistry-authenticator.
  • Verschiedene Cookies, in denen Anzeigezustände der Nutzeroberfläche gespeichert sind, unter anderem, ob der Nutzer Hilfetexte in assistenten-gestützten Formularen geöffnet oder geschlossen hat, und ob er bestimmte System- und Wartungsmeldungen geöffnet oder geschlossen hat. Wenn der Webbrowser diese Cookies blockiert, kann die Anwendung den Anzeigezustand der betreffenden Informationen nicht erhalten; eine Nut-zung der Anwendung ist jedoch möglich. Diese Cookies sind teilweise an die clientseitige Sitzung gebunden und werden dementsprechend vom Webbrowser gelöscht, wenn der Nutzer diesen schließt, teilweise bleiben sie im Webbrowser für eine gewisse Zeit gespeichert. Diese Cookies enthalten nur den reinen Anzeigezustand und lassen zu keiner Zeit Rückschluss auf den angemeldeten Nutzer bzw. dessen Konto zu. Mögliche Cookie-Namen: IFP_*, intelliform_show_tooltip

3.2 Technische Protokolldateien

Das Virtuelle Bauamt führt in der Standard-Konfiguration ein technisches Protokoll über Ereignisse der Platt-form, um die Abläufe bei Bedarf, z. B. zur Fehleranalyse oder im Fall von Angriffen, nachvollziehbar zu machen. Dazu zählen z. B. Konfigurationsänderungen (Deployments) oder der Aufruf und das Einreichen von Formularen. Die Speicherung der Log-Informationen erfolgt in Logdateien im Dateisystem der jeweiligen Betriebsknoten. Standardmäßig realisiert das System eine rollierende, dateibasierte Protokollierung. Dieses Protokoll kann vereinzelt personenbezogene Daten enthalten, z. B. einen Namen und eine E-Mail-Adresse, wenn das System eine E-Mail-Benachrichtigung versendet.
Der vorgeschaltete Webserver (Apache HTTP Server) führt zudem ein Standard-Protokoll über alle HTTP-Zugriffe. Protokolliert werden hier die grundsätzlichen Zugriffe auf die URLs, welche aber keinen Rückschluss auf einzelne Benutzereingaben zulassen, wohl aber auf die prinzipielle Interaktion, welche ein Benutzer mit dem Formular durchgeführt hat.

Folgende Informationen werden in der Standard-Konfiguration protokolliert:

  • Technische Protokollierung durch den Server: Zeitstempel, Level (INFO, WARN, ERROR, …), Herkunft/Funktionsbereich im Code, Details
  • Apache HTTP Server: Standardformat für HTTP-Requests mit Zeitstempel, IP-Adresse, User-Agent, HTTP-Methode, URL

3.3 Aktive Komponenten

Das Virtuelle Bauamt nutzt in seinen eigenen Web-Oberflächen standardmäßig keine aktiven Komponenten, d. h. keine Java-Applets, kein Java Web Start, kein Microsoft ActiveX, kein Adobe Flash o. ä. Auch sind in die Web-Oberflächen standardmäßig keine Medien-Inhalte (z. B. Videos) eingebunden, die zur Darstellung auf den gängigen Webbrowsern aktive Komponenten benötigen.
Sofern PDF-Dokumente in einer Anwendung nur zur Visualisierung von Formulardaten verwendet werden, können die Webbrowser- bzw. system-eigenen PDF Viewer verwendet werden, z. B. in Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox oder Apple Safari; Adobe Reader und das Adobe Reader-Plug-in sind in diesem Fall nicht erforderlich.

4. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Erledigung gesetzlich vorge-schriebener Pflichtaufgaben unabdingbar. Für alle weiteren Verarbeitungszwecke ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Werden die personenbezogenen Daten allerdings nicht oder nicht voll-ständig mitgeteilt, kann dies, wenn die Zurverfügungstellung der personenbezogenen Daten hierfür erforder-lich ist, eine Versagung der beantragten Leistungen zur Folge haben und/oder eine umfassende Beratung un-möglich machen. 

5. Betroffenenrechte

5.1 Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Artikel 7 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf er-folgten Verarbeitung nicht berührt.

5.2 Auskunftsrecht (Artikel 15 DSGVO)

Sie haben das Recht sofern nicht die Vorschriften der §§ 9, 13 Abs. 4, 14 Abs. 2, 16 Abs. 1 LDSG diesem Auskunftsrecht entgegenstehen, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung.

5.3 Recht auf Berichtigung/Löschung/Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 16-19 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass

  • Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigt werden (Recht auf Berichtigung - Artikel 16 DSGVO) sofern nicht die Vorschriften der §§ 13 Abs. 4, 14 Abs.3 LDSG diesem Berichtigungsrecht entgegenstehen,
  • Sie betreffende personenbezogene Daten unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO unverzüglich gelöscht werden (Recht auf Löschung) sofern nicht die Vorschrift der § 10 LDSG dem Recht auf Löschung entgegensteht und
  • die Verarbeitung unter den Voraussetzungen des Artikels 18 DSGVO eingeschränkt wird (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung) sofern nicht die Vorschriften der §§ 13 Abs. 4, 14 Abs. 3 LDSG diesem Recht auf Einschränken der Verarbeitung entgegenstehen;

5.5 Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO)

Erfolgt die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf Grundlage des Artikels 6 Abs. 1 Buch-stabe e oder f DSGVO, steht Ihnen unter den Voraussetzungen des Artikels 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu sofern nicht die Vorschriften der §§ 13 Abs. 4, 14 Abs. 3 LDSG diesem Recht entgegenstehen.

5.6 Beschwerderecht (Artikel 77 DSGVO)

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie, unbeschadet anderer Rechtsbehelfe, das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Kontakt:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Adresse: Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Telefon: 0711 6155410
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de 

6. Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

Stadtverwaltung Ludwigsburg – Fachbereich Bürgerbüro Bauen
Adresse: Wilhelmstraße 11, 71638 Ludwigsburg
Telefon: 07141 910 2255
E-Mail: baurecht@ludwigsburg.de  
Die Stadt Ludwigsburg ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch Herrn Oberbürgermeister Dr. Matthias Knecht.

7. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Telefon 07141 910-2721 oder datenschutz@ludwigsburg.de.